Архив в организации нужен для того, чтобы наладить правильное хранение документов. В основном работа архива организации состоит из трех основных компонентов: передачи документов, использования документов и контроля работы самого архива.
Передача дел в архив организации
Передача документов в архив осуществляется по определенному, составленному самим архивом графику. Этот режим в обязательном порядке согласовывается с руководителями отделов, которые и будут передавать свои документы на хранение.
При передачи документов присутствуют сотрудники передающих их подразделений компании.
Использование документов
Наличие архива на предприятии подразумевает не только хранение документов, но также и использование этих документов. В этих целях разрабатывается и принимается регламент выдачи документов из архива.
Эта процедура производится по заявкам от сотрудников компании. Правилами функционирования архивов предусмотрена регистрация выдачи документов работникам организации в специальных книгах.
Также установлены и сроки, в течение которых можно пользоваться архивными документами: это месяц для внутреннего использования и три месяца для временного использования сотрудниками сторонних компаний.
Стоит отметить, что есть ряд органов, которые могут периодически проводить проверки организаций на наличие там архива, поэтому так необходимо организовать правильное хранение документов компании в специальных архивах.
Контроль работы архива
За работой архива постоянно ведется контроль с целью постоянного соблюдения законодательства Российской Федерации об архивном деле. Этим вопросом занимаются уполномоченные Правительством Российской Федерации органы исполнительной власти. Также это касается и органов государственной власти в субъектах Российской Федерации, а также уполномоченных органов исполнительной власти в области архивного дела. Компетенция данных органов определяется законодательством Российской Федерации.
Если говорить более кратко и понятно, то архив организации находится под контролем:
- Федерального архивного агентства;
- Архивных управлений и отделов в субъектах Российской Федерации.
По закону все юридические, а также должностные лица,виновные в нарушении законодательства Российской Федерации об архивном деле, могут понести гражданско-правовую, административную, а также уголовную ответственность, которая установлена законодательством Российской Федерации.
В настоящий момент обеспечение сохранности документов остается вопросом, не до конца проработанным во многих компаниях. В частности есть проблемы с созданием материально-технических условий для физического хранения документов. Проблемы в основном возникают с обеспечением должного режима хранения, документы часто портятся, теряются или крадутся.
Чтобы обеспечить должное хранение документов, нужно доверить этот вопрос профессионалу. Правильная организация архива под силу только настоящим специалистам – к вашим услугам ООО «Архион», специалисты которой благодаря многолетнему опыту работы смогут организовать процесс хранения качественно и надежно.
По материалам сайта www.archion.ru
