Электронный документооборот

Бумажная волокита, которая обычно сопровождает делопроизводство. Сегодня постепенно, но вполне уверенно вытесняется более современными им удобными формами работы с документами. Поскольку в любом современном офисе есть свои компьютеры, а доступность глобальной сети позволяет быстро и просто связываться с другими людьми, основная масса разного рода документов обрабатываются и отправляются с помощью компьютеров и сетей. До недавнего времени вся эта работа дублировалась с помощью бумажных носителей, но сегодня все больше популярными становится электронный документооборот, предусматривающий обмен и хранение информации в цифровом виде.
Развитие систем связи, в том числе и повышение надежности и защищенности Интернет-соединений, позволяет обеспечить передачу информации без возможности ее утечки. Специальные системы, разрабатываемые и внедряемые для этого, проходят сертификацию и обеспечивают документооборот, в том числе финансовый, в цифровом формате без применения дублирования на бумажных носителях. Такие документы, отправляемые и обрабатываемые по специальным каналам, позволяют значительно ускорить проведение операций и сделок, а также оперативно реагировать на рыночную ситуацию. Кроме того, исключение бумажных носителей приводит к экономии средств предприятия, а также имеет некоторый экологический эффект за счет снижения использования бумаги.

С использованием электронных документов значительно упрощается организация делопроизводства предприятий, особенно крупных, имеющих представительства в разных регионах страны. Возможности передачи информации в цифровом формате с большой скоростью и на огромные расстояния позволяют быстро и без лишней волокиты оформить, например, таможенные документы или сдачу отчетности в государственные органы. Причем, делать это можно без непосредственного посещения контролирующих организаций, воспользовавшись современными средствами связи и передачи данных.
Еще одно преимущество работы с электронной документацией – возможность круглосуточного оборота документов вне зависимости от работы почтовых служб и состояния дорог. Доступность документа в любое время обеспечивается работой специальных серверов, предоставляющих возможность доступа только тем, кто имеет на это право. Таким образом значительно повышается эффективность использования рабочего времени сотрудников, особенно при наличии множества филиалов и отделений расположенных в разных регионах. Им нет необходимости дожидаться подтверждения на бумажном носителе, поскольку электронный документ имеет такую же силу благодаря использованию специальных защищенных систем доступа.

Использование цифрового формата при работе с документами позволяет значительно ускорить их обработку и при этом автоматизировать часть управленческих процессов. Работа с электронными документами позволяет использовать данные для анализа, обрабатываемые с помощью компьютера. Отпадает необходимость дополнительных производственных затрат, связанных с внесением уже имеющихся данных в системы анализа деятельности, поскольку их можно взять непосредственно из документов.
Применение электронного формата документов ведет к определенной унификации документации предприятий, что позволяет анализировать деятельность не только отдельного предприятия, но и целой отрасли, если это необходимо. Кроме того, взаимодействие предприятий использующих электронную документацию, выходит на качественно новый уровень, поскольку заполнение и использование документов предусматривает некоторые стандарты. Это ведет к более открытому и взаимовыгодному сотрудничеству, исключающему какие либо недоразумения при обмене документацией или данными.

Надо отметить, что использование электронной системы оборота документов – это не дань моде, а требование времени. В целях экономии средств и времени использование цифровых форматов при обработке данных, становится стандартом, позволяющим обеспечить необходимую сегодня скорость обмена информацией.